Nadat partijen hun bereidheid hebben aangegeven om samen een mediationproces te doorlopen en zakelijke afspraken zijn gemaakt met de mediator over kosten, opzet en randvoorwaarden vinden een of meer intakegesprekken plaats met alle partijen. In lijn met de vereisten die de Mediatorsfederatie Nederland (MfN) stelt en vastgelegd in een gezamenlijke mediationovereenkomst zijn deze gesprekken, net als het volledige mediationproces, vertrouwelijk.

Het ‘echte’ mediationproces bestaat uit een of meer bijeenkomsten waarin partijen elkaar treffen en verschillen van inzicht verkennen, bespreken en samen oplossen. De stappen in een mediationproces volgen ‘the Harvard method of negotiation’ waarbij partijen het overigens niet overal over eens hoeven te zijn en tot de slotsom kunnen komen dat ‘they agree to disagree’ op een of meer onderdelen. Als het gesprek tussen partijen op gang komt stellen ze samen met de mediator een agenda op om aan concrete oplossingen voor onderdelen te werken.

Als partijen over alle belangrijke punten overeenstemming hebben bereikt óf tot de conclusie zijn gekomen dat ze de onderlinge samenwerking liever beëindigden, worden afspraken zo helder en praktisch mogelijk vastgelegd, al dan niet in een formele vaststellingsovereenkomst. Ze kunnen daarbij ook afspreken hoe ze zich aan gemaakte afspraken houden en hoe ze in de toekomst omgaan met fricties en oplopende emoties.