Dit is de privacyverklaring van FairSights Mediation, onderdeel van FairSights B.V., Veemarktkade 8, 5222 AE ‘s-Hertogenbosch in Nederland (hierna ook ‘wij’). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van de persoonsgegevens van iedereen die onze website bezoekt of contact met ons heeft. In deze privacyverklaring vindt u informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Heeft u na het lezen hiervan nog vragen, wilt u gebruik maken van uw in deze verklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of wilt u een klacht indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens dan kunt u contact met ons opnemen via telefoonnummer +31 (0) 85 0020 864 of via info@fairsights-mediation.nl. Bent u niet tevreden over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u dat ook doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de website autoriteitspersoonsgegevens.nl. 

 

FairSights Mediation en de mediator die uw zaak behandelt zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en betracht daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid en natuurlijk de regels naleven die voortvloeien uit de AVG.

 

Verwerken Persoonsgegevens

Mediationdossier. Bij een mediationopdracht verwerkt FairSights Mediation de persoonsgegevens die u en de anderen partij(en) aan ons verstrekken. Hieronder vallen contactgegevens als naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.

 

Facturering. Bij het verstrekken van een mediationopdracht verwerkt FairSights Mediation ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die de mediator verricht. Naast contactgegevens gaat het daarbij de bankrekeningnummers en eventuele andere betalingsgegevens van de partij(en) die zorgdragen voor de kosten van de mediation.

 

Contact. Als u contact met ons opneemt via het contactformulier op deze website, per mail of via de telefoon verwerkt FairSights Mediation de gegevens die u verstrekt. Het gaat an om contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ons zoekt.

 

Analyse websitebezoekers. Deze site gebruikt Google Analytics om met behulp van 'cookies' (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) te analyseren hoe gebruikers onze website gebruiken. Hierdoor wordt ook (een deel van) het IP-adres van bezoekers opgeslagen. Zie voor meer informatie onze Terms & Disclaimer.

 

Gebruik Persoonsgegevens

Mediationdossier. De mediator gebruikt de persoonsgegevens die partijen verstrekken in het kader van een mediationopdracht om het mediationdossier te behandelen. Omdat daarbij gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt kunnen worden tijdens het mediationtraject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij om toestemming om deze persoonsgegevens te verwerken. Partijen geven deze toestemming door de mediationovereenkomst te ondertekenen. Bij het ontbreken van deze toestemming kunnen partijen helaas geen gebruik maken van de diensten van de mediator, omdat de mediator de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier. Ze hebben altijd het recht om hun toestemming weer in te trekken; de mediator mag dan geen persoonsgegevens meer verwerken. De mediator kan echter vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer verrichten en zal het mediationdossier direct moeten sluiten.

 

Facturering. De betalingsgegevens die partijen aan FairSights Mediation hebben verstrekt, gebruiken wij om onze werkzaamheden in het mediationdossier te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die partijen met ons sluiten uit te voeren.

 

Contact. De contactgegevens die partijen aan FairSights Mediation verstrekken, gebruiken wij om contact met hen op te nemen als dat nodig is. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

 

Nieuwsbrief. FairSights Mediation gebruikt verstrekte e-mailadressen verder om af en toe nieuwsbrieven te versturen over onze dienstverlening. Bij partijen die een opdracht aan ons hebben verstrekt is sprake van een zogenaamde ‘bestaande klantrelatie’ en sturen wij nieuwsbrieven op grond van ons gerechtvaardigd belang. Degenen die nooit eerder gebruik hebben gemaakt van onze diensten maar op een andere wijze met ons in contact zijn gekomen (bijvoorbeeld door het invullen van het contactformulier of het sturen van een e-mail met een vraag) vragen wij eerst om toestemming om nieuwsbrieven te versturen voordat wij dit doen.

 

Analyse websitebezoekers. De gegevens die FairSights Mediation verzamelt over de bezoekers van onze website gebruiken wij alleen om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website. Wij bewaren de gegevens geanonimiseerd.

 

Bewaren Persoonsgegevens 

Mediationdossier. FairSights Mediation bewaart het mediationdossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in principe gedurende twintig jaar nadat het dossier is gesloten, in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan twintig jaar als bijvoorbeeld een van de partijen bezwaar maakt tegen de verjaringstermijn of de mediator vindt dat het gerechtvaardigd is om het dossier langer te bewaren.

 

Administratie. FairSights Mediation, als onderdeel van FairSights B.V., bewaart de facturen en bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen zijn vermeld, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

 

Overige contactgegevens. FairSights Mediation bewaart overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij betrokken partijen bij ons eerder een verzoek indienen om deze te verwijderen.

 

Analyse websitebezoekers. De gegevens over websitebezoekers worden twee jaar na het bezoek aan de website bewaard conform de standaardinstellingen van Google Analytics.

 

Delen Persoonsgegevens

De gegevens van bij mediation betrokken partijen worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die FairSights Mediation en de betrokken mediator verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT providers. Daarnaast geeft FairSights B.V. de betalingsgegevens die partijen ten behoeve van de facturering aan ons verstrekken, door aan het accountantskantoor die onze financiële administratie en verslaglegging verricht. FairSights B.V. heeft met deze partij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.

 

Als partijen die betrokken waren bij een mediation een klacht tegen de betrokken mediator indienen die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin persoonsgegevens van deze partijen zijn opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Beide instanties behandelen aan hen verstrekte persoonsgegevens vertrouwelijk.

 

FairSights Mediation verstrekt verkregen persoonsgegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan justitie of politie in het kader van een opsporingsonderzoek.

 

Beveiliging Persoonsgegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten en selecteren wij onze ICT providers op dezelfde veiligheidsmaatregelen.

 

Rechten Betrokkenen

Alle partijen waarvan FairSights Mediation persoonsgegevens bewaart heeft de volgende rechten als het om hun persoonlijke gegevens gaat:

1. Recht op inzage in eigen persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.

2. Recht op rectificatie van persoonsgegevens als deze niet juist of onvolledig zijn.

3. Recht om bezwaar te maken tegen verwerking en/of, in bepaalde gevallen, het recht op beperking daarvan.

4. Recht om, in bepaalde gevallen, eigen persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).

5. Recht om persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te krijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen naar artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het hiervoor genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

 

Wijzigingen

Soms kan er iets veranderen in de persoonsgegevens die FairSights Mediation verwerkt of in relevante wet- en regelgeving. Wij kunnen in dat geval deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen plaatsen we een melding op onze website en/of brengen u per e-mail op de hoogte van wijzigingen.